A partir del 1 de diciembre de 2023, será obligatoria la implantación de un canal de denuncias en las empresas que cumplan los siguientes requisitos:

• Personas físicas o jurídicas que cuenten con más de 50 trabajadores.
• Personas jurídicas que entren en el ámbito de aplicación del Derecho Comunitario en materia de servicios, productor y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, seguridad del transporte o protección del medio ambiente.
• Todas las entidades que integran el Sector Público.

En el post de hoy te explicaremos todos los detalles que debes saber para aplicar esta Ley de manera correcta en tu empresa.

¿Qué es el canal de denuncias en las empresas?

El canal de denuncias es la forma de comunicación a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias o comunicaciones que realicen sus miembros o cualquier otra persona vinculada a ella. Las comunicaciones o denuncias tratarán sobre conductas contrarias a las normas de la empresa de las que hayan sido testigos o tengan conocimiento.

¿Qué tipos de denuncias pueden comunicarse?

Se puede comunicar cualquier presunta irregularidad, acto contrario a la legalidad o a las normas internas. También están incluidas las eventuales irregularidades relativas a temas contables, cuestiones relativas a auditoría y/o aspectos relacionados con el control interno sobre el reporte financiero.

¿Qué obligaciones tengo como empresa?

El objetivo principal de esta Ley no es otro que la obligación de implementar un sistema interno para facilitar la comunicación de infracciones, así como la protección de los informantes en dichas infracciones.

Las organizaciones deberán aprobar una «política o estrategia en materia de sistema interno y defensa del informante» y un «procedimiento específico de gestión de informaciones» que regulen todas las cuestiones recogidas en la Ley, sin perjuicio de la necesaria revisión y adecuación de otras políticas y procedimientos internos como el Código de Conducta, Política Anticorrupción, o impartir sesiones de formación específicas sobre las mismas.

El sistema deberá contar con un responsable, que será un directivo de la empresa nombrado por el órgano de administración, debiendo ejercer su cargo con independencia. Además, él será el encargado de responder de la efectiva implementación del sistema interno del canal de denuncias.

¿Cuáles son los requisitos del sistema interno del canal de denuncias?

El procedimiento de gestión deberá contener, al menos, la siguiente información:

• Relación de los canales internos disponibles.
• Información clara y accesible sobre canales externos de información y ante las instituciones u organismos de la Unión Europea.
• Obligación de acusar recibo al informante y fijación de un plazo máximo para dar respuesta a las comunicaciones recibidas.
• Posibilidad de mantener una vía de comunicación con el informante y de solicitarle información adicional.
• Derechos de la persona denunciada (a que se le informe de las infracciones que se le atribuyen, a ser oída en cualquier momento, al honor…)
• Extensión de la garantía de confidencialidad respecto de las comunicaciones que se cursen a través de canales o personas distintas de las previstas en el sistema, debiendo formarse expresamente al personal en esta materia.
• Exigencias derivadas del cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales.
• Obligación de remitir la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito y a la Fiscalía Europea cuando afecten a los intereses financieros de la Unión.

¿Desde cuando tengo que aplicarlo en mi empresa?

El plazo máximo para el establecimiento de los sistemas internos de información es de 3 meses desde la entrada en vigor de la ley, que se producirá a los 2o días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Como excepción, en el caso de las entidades jurídicas del sector privado con 249 trabajadores o menos, el plazo se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023.

¿A qué sanciones se enfrenta la empresa si no implanta el canal de denuncias?

La Ley establece un régimen sancionador propio, con multas a las personas físicas o jurídicas que cometan las infracciones tipificadas.

Se consideran infracciones muy graves no tener implantado el canal de denuncias en las empresas, con multas que oscilan entre los 30.001€ y los 300.000€ para las personas físicas, y entre 600.001€ y 1.000.000€ para las personas jurídicas.

Asimismo, se podrá prohibir la obtención de subvenciones pública u otros beneficios fiscales durante un plazo de hasta 4 años, así como la prohibición de contratar con el sector público durante 3 años.

En AGUSTÍ & ASOCIADOS ofrecemos un servicio de canal de denuncias tanto para la implantación como para información sobre el mismo, ya que dentro de nuestro Departamento Legal contamos con una sección dedicada al Cumplimiento Normativo / Compliance.

Por tanto, si necesitas información no dudes en contactarnos y recibirás un servicio personalizado, eficiente y de calidad.