El cierre del ejercicio fiscal es uno de los momentos más sensibles del año para cualquier empresa. Entre balances, cierres contables y obligaciones formales, hay un aspecto que suele pasar desapercibido y que, sin embargo, genera numerosos errores: regularizar las retenciones de IRPF en el último trimestre del año.

Aunque el cálculo de las retenciones del IRPF es una obligación recurrente durante todo el ejercicio, entre octubre y diciembre se aplican reglas específicas que no admiten margen de maniobra. Ignorarlas puede derivar en discrepancias con la Agencia Tributaria, ajustes posteriores y una carga administrativa innecesaria tanto para la empresa como para el trabajador.

En este artículo te explicamos qué debe revisar la empresa, cómo actuar ante cambios y por qué el último trimestre exige una atención especial.

Cómo se calcula inicialmente la retención del IRPF a un trabajador

El tipo de retención no es un dato fijo ni inamovible. La normativa obliga a la empresa a calcularlo correctamente en dos momentos clave:

• En el momento de la incorporación del trabajador.

• Al inicio de cada año natural.

Este cálculo se basa en dos pilares fundamentales: las retribuciones previsibles y las circunstancias personales y familiares del empleado.

La estimación de las retribuciones previstas

La empresa debe realizar una previsión razonable de los ingresos anuales del trabajador. Esto incluye tanto salario fijo como retribuciones variables(comisiones, incentivos, bonus, horas extra u otros conceptos similares)

Cuando no se prevén cambios relevantes, lo habitual es tomar como referencia el ejercicio anterior. Sin embargo, esta práctica exige prudencia. Arrastrar automáticamente variables pasadas sin analizar su origen es uno de los errores más comunes.

Por ejemplo, un bonus excepcional ligado a un proyecto puntual no debería incorporarse a la previsión del nuevo ejercicio si no va a repetirse. Del mismo modo, si existe información objetiva de que las comisiones aumentarán —por ejemplo, la captación de un cliente estratégico—, el cálculo debe ajustarse desde el inicio.

Una previsión incorrecta no es inocua: provoca tipos de retención erróneos que obligan a regularizaciones posteriores, especialmente delicadas a final de año.

El papel del modelo 145 en las retenciones de IRPF

El modelo 145 es la herramienta mediante la cual el trabajador comunica a la empresa sus circunstancias personales y familiares: estado civil, hijos, ascendientes, discapacidad, entre otros datos relevantes para el cálculo del IRPF.

Si el trabajador no presenta este modelo, la empresa está obligada a aplicarle el tipo de retención más alto posible, como si fuera soltero y sin cargas familiares.

Cuando el modelo contiene datos incorrectos o incompletos con la finalidad de reducir la retención, la responsabilidad recae sobre el trabajador, no sobre la empresa. Ahora bien, la empresa debe conservar siempre los modelos 145 firmados, ya que constituyen la prueba de que el tipo aplicado se basó en la información facilitada.

Cambios durante el año: cuándo regularizar las retenciones de IRPF

A lo largo del ejercicio, es habitual que se produzcan cambios que afectan al cálculo del IRPF: aumentos salariales, ampliaciones de jornada, nacimientos, modificaciones en los ingresos del cónyuge o aparición de nuevas retribuciones variables.

Cambios imputables a la empresa

Cuando el cambio depende de una decisión empresarial —subida salarial, ascenso, nuevos incentivos—, regularizar las retenciones de IRPF es algo que debe aplicarse de forma inmediata, desde el momento en que se produce la variación.

Cambios personales del trabajador

En los cambios que afectan a la situación personal, la empresa debe ajustar la retención desde que el trabajador comunica la modificación mediante un nuevo modelo 145, siempre que lo haga con la antelación mínima necesaria para preparar la nómina.

Conviene recordar una regla importante: si el cambio reduce la retención, el trabajador no está obligado a comunicarlo.
Si el cambio la incrementa, sí existe obligación de informar.

Cuando la empresa conoce un dato que incrementa la retención y no actúa, la responsabilidad deja de ser exclusiva del trabajador y pasa a ser compartida.

Regularización trimestral y la regla especial del último trimestre

Durante los primeros nueve meses del año, la normativa permite cierta flexibilidad. Los cambios producidos entre enero y septiembre pueden regularizarse de forma trimestral, aplicándose en las nóminas de abril, julio u octubre.

Sin embargo, a partir de octubre la regla cambia radicalmente.

Regularización mensual obligatoria de octubre a diciembre

En el último trimestre del año, regularizar las retenciones de IRPF se debe realizar de manera mensual y automática. No es opcional ni puede aplazarse al cierre del trimestre.

Cualquier cambio comunicado o conocido por la empresa en octubre, noviembre o diciembre debe reflejarse en la nómina inmediatamente siguiente. No hacerlo se considera un incumplimiento y es uno de los aspectos más vigilados por la Agencia Tributaria en materia de retenciones.

Por qué es tan importante regularizar las retenciones de IRPF

Una regularización adecuada evita múltiples problemas:

• Diferencias entre lo retenido y lo que espera Hacienda.

• Ajustes complejos en el modelo 190.

• Reclamaciones posteriores al trabajador.

• Riesgos de responsabilidad para la empresa.

Además, una correcta gestión de las retenciones mejora la planificación fiscal del empleado y evita sorpresas desagradables en su declaración de la renta.

Aunque en muchos casos no exista sanción directa, una retención mal calculada genera costes administrativos y afecta a la imagen de la empresa, especialmente cuando los errores se repiten o se detectan en inspecciones.

La regularización de las retenciones de IRPF no es un trámite automático ni menor. En el último trimestre del año, no hay margen para errores ni retrasos. Octubre, noviembre y diciembre exigen una revisión minuciosa y una actuación inmediata ante cualquier cambio.

Anticiparse, revisar previsiones y aplicar correctamente la normativa es la mejor forma de cerrar el ejercicio con tranquilidad y sin sobresaltos fiscales.

Ante cualquier duda, contar con asesoramiento profesional especializado, como el que prestamos en Agustí & Asociados, permite evitar errores y garantizar el cumplimiento correcto de las obligaciones tributarias.