Con la regla general, según el criterio de caja el IVA se devenga cuando se realiza la operación, aunque la factura siga sin cobrar. Eso significa que una empresa que vende a crédito puede acabar ingresando el impuesto en Hacienda antes de recibir el dinero de su cliente. Para pymes y autónomos con plazos de cobro largos, ese desfase pesa mucho en la tesorería. El régimen especial del criterio de caja existe precisamente para corregirlo, y quien quiera aplicarlo en 2027 tiene de plazo hasta el 31 de diciembre de 2026.

Qué es el criterio de caja del IVA y cómo funciona

Es un régimen opcional, regulado en la Ley del IVA, con un doble efecto. Por un lado, el IVA repercutido se devenga cuando se cobra la factura, total o parcialmente y por los importes realmente percibidos. Por otro, el IVA soportado en tus compras solo se puede deducir cuando se paga al proveedor.

Hay un límite que evita que una factura quede «en el aire» indefinidamente: si no se cobra o no se paga, el IVA se devenga o se deduce, como muy tarde, el 31 de diciembre del año siguiente al de la operación. Una factura de marzo sin cobrar tributaría, como máximo, el 31 de diciembre del año posterior.

Eso sí, el criterio de caja no reduce el IVA que acabas ingresando, solo cambia el momento en que lo declaras y lo deduces. El beneficio es de tesorería.

Quién puede acogerse y qué operaciones quedan fuera

Pueden optar los contribuyentes cuyo volumen de operaciones en el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros. Ojo, porque ese volumen se calcula con el criterio de devengo del régimen general, no con lo efectivamente cobrado, y ambas cifras pueden no coincidir. Quedan fuera quienes cobren en efectivo más de 100.000 euros al año de un mismo cliente, y quien empieza una actividad puede optar en la propia declaración de inicio.

Operaciones excluidas

El régimen se aplica a todas las operaciones realizadas en el territorio del impuesto, salvo algunas excepciones: las acogidas a otros regímenes especiales (simplificado, agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia, oro de inversión, servicios electrónicos y grupo de entidades), las exportaciones y entregas intracomunitarias exentas, las adquisiciones intracomunitarias, los casos de inversión del sujeto pasivo, las importaciones y los autoconsumos. Además, no se puede elegir factura a factura: si aplicas el régimen, afecta a todas las operaciones no excluidas.

Un ejemplo para ver la diferencia

Imagina que emites en septiembre una factura de 10.000 euros más 2.100 de IVA y la cobras en enero del año siguiente. Con el régimen general, tendrías que ingresar esos 2.100 euros en la autoliquidación del período de septiembre, meses antes de tener el dinero. Con el criterio de caja, los ingresas en la del período en que cobras, en enero.

Hay una contrapartida: si pagas a tus proveedores antes de lo que cobras a tus clientes, el retraso en la deducción del IVA soportado puede compensar, e incluso superar, el beneficio obtenido en el IVA repercutido. Del mismo modo, tus clientes empresarios solo podrán deducirse el IVA cuando te paguen (o, como máximo, el 31 de diciembre del año siguiente). Si vendes a particulares, que no deducen el IVA, esto no influye.

¿Te conviene el criterio de caja?

Suele salir a cuenta cuando cobras con plazos largos (por ejemplo, a administraciones públicas o a clientes con aplazamientos habituales), cuando tienes impagados frecuentes, cuando pagas pronto o al contado a tus proveedores o cuando tu IVA soportado es reducido frente al repercutido.

Puede ser desaconsejable si tus compras e inversiones son elevadas, porque su IVA se deducirá más tarde, o si tus clientes son empresas sensibles a deducir el impuesto desde la factura. En cualquier caso, antes de decidir conviene calcular el saldo entre ambos retrasos con datos reales de cobros y pagos, no con estimaciones generales. Si prefieres hacerlo con ayuda, nuestro equipo de asesoría fiscal para autónomos y empresas puede preparar ese cálculo con tu contabilidad.

Plazo y forma de optar para 2027

La opción se ejerce en la declaración de inicio de actividad o, si ya estás en marcha, en la declaración censal durante diciembre del año anterior al que debe surtir efecto. Para aplicar el régimen desde el 1 de enero de 2027, el plazo termina el 31 de diciembre de 2026, y optar fuera de plazo no produce efectos para el ejercicio siguiente. Mejor no esperar a los últimos días del mes.

Una vez elegida, la opción se prorroga automáticamente de un año a otro salvo renuncia, y la renuncia tiene una validez mínima de tres años, durante los cuales no puedes volver al régimen. Por eso, antes de renunciar, merece la pena hacer números.

Obligaciones de facturación y registro

Aplicar esta opción exige llevar un registro más detallado de lo habitual. Las facturas deben incluir la mención al régimen especial, y los libros registro de facturas expedidas y recibidas tienen que recoger las fechas y los importes de cobros y pagos, y los medios utilizados.

Guarda los justificantes bancarios, porque Hacienda puede pedirte que acredites cuándo cobraste. Y no olvides anotar también los cobros y pagos parciales con su fecha e importe, que es uno de los fallos más habituales al aplicar el régimen. Adapta tu programa de facturación antes del 1 de enero.

Este recurso afecta solo al IVA. En el IRPF, los autónomos en estimación directa pueden optar, con requisitos propios, por imputar ingresos y gastos según cobros y pagos, pero es una decisión distinta e independiente. Tampoco debe confundirse con el diferimiento del IVA a la importación, que se solicita en noviembre y no se aplica a las importaciones, que quedan fuera. Y si un impago se alarga, hay que valorar por separado la modificación de la base imponible por crédito incobrable, que tiene sus propios requisitos y plazos.

Si estás pensando en dar el paso, pero no sabes si te compensa, escríbenos: revisamos tus plazos de cobro y de pago y te decimos con números si el criterio de caja te alivia la tesorería en 2027.