Muchas empresas revisan cada año sus ingresos, sus gastos deducibles y sus amortizaciones antes de cerrar el Impuesto sobre Sociedades. Y, sin embargo, pasan por alto un elemento que puede tener un impacto fiscal relevante: la evolución de su plantilla. Porque contratar más empleados no solo genera costes. En determinados escenarios, también abre la puerta a incentivos fiscales en el Impuesto sobre Sociedades que pueden reducir significativamente la cuota a pagar.

El problema es que estos incentivos exigen cumplir requisitos concretos, calcular correctamente la plantilla media y, sobre todo, planificar con antelación. Cuando se revisan en el último momento, muchas veces ya no hay margen para actuar.

Libertad de amortización para empresas de reducida dimensión

Uno de los incentivos más potentes disponibles para pymes es la libertad de amortización vinculada al incremento de plantilla. Pueden aplicarla las empresas de reducida dimensión, es decir, aquellas cuya cifra de negocios del ejercicio anterior es inferior a diez millones de euros.

En términos prácticos, este incentivo permite amortizar fiscalmente de forma acelerada —incluso en un solo ejercicio— determinadas inversiones en activos nuevos del inmovilizado material e inversiones inmobiliarias afectos a la actividad. El importe máximo amortizable libremente se calcula multiplicando 120.000 euros por el incremento medio de la plantilla total respecto al ejercicio anterior.

La ventaja es considerable: en lugar de deducir el gasto a lo largo de varios años según las tablas oficiales, la empresa puede adelantar ese gasto deducible y reducir la base imponible del ejercicio en que realiza la inversión.

El requisito que muchas empresas olvidan revisar

Sin embargo, este beneficio fiscal no se aplica de forma automática por el mero hecho de invertir. La normativa exige que los activos adquiridos entren en funcionamiento en los 24 meses siguientes al inicio del ejercicio, que la plantilla media total se haya incrementado respecto a los doce meses anteriores y, además, que ese incremento se mantenga durante los 24 meses posteriores a la puesta en funcionamiento.

Ese último requisito es el que genera más problemas en la práctica. Hay empresas que aplican correctamente el incentivo en el momento de la inversión, pero reducen plantilla meses después sin valorar las consecuencias fiscales. El resultado puede ser una regularización tributaria inesperada con intereses de demora varios ejercicios más tarde.

Incentivos fiscales para la creación de empleo para personas con discapacidad

Otro incentivo directamente vinculado a la plantilla es la deducción en cuota por contratación de trabajadores con discapacidad. A diferencia del anterior, este no está limitado a empresas de reducida dimensión: puede aplicarlo cualquier empresa, independientemente de su tamaño, siempre que incremente su plantilla media de trabajadores con discapacidad respecto al ejercicio anterior.

Las cuantías son significativas. La deducción alcanza los 9.000 euros por persona y año cuando el grado de discapacidad es igual o superior al 33% e inferior al 65%, y asciende a 12.000 euros por persona y año cuando la discapacidad es igual o superior al 65%.

A pesar de las cifras, muchas empresas ni siquiera comprueban si cumplen los requisitos o revisan si han formalizado correctamente las contrataciones que darían derecho a esta deducción. En algunos casos, pequeñas variaciones en las fechas de contratación o en la duración de la jornada pueden modificar por completo el resultado del cálculo.

Cómo se calcula correctamente la plantilla media

Aquí es donde aparecen más errores, porque el cálculo no es tan intuitivo como parece. La plantilla media no se obtiene simplemente contando el número de empleados a final de año.

El método correcto consiste en analizar cuántos trabajadores existen en cada período del ejercicio y multiplicar esa cifra por el número de días en que esa situación se mantiene estable. Cuando se produce una variación en la plantilla —una contratación, una baja, un cambio de jornada— se reinicia el cálculo con la nueva composición. Al final del ejercicio se suman todos los períodos y el resultado se divide entre el número total de días del año.

Además, los trabajadores a tiempo parcial no computan como uno: su contribución a la plantilla media es proporcional a las horas efectivamente trabajadas respecto a una jornada completa. Esto significa que una contratación a media jornada, una sustitución temporal o una ampliación de horas puede alterar el promedio anual más de lo que inicialmente parece.

Las empresas con alta rotación, contratos temporales encadenados o jornadas parciales son precisamente las que con más frecuencia terminan aplicando cifras incorrectas.

El riesgo de no documentarlo correctamente

La Agencia Tributaria dispone de una capacidad creciente para cruzar información laboral y tributaria. Aplicar incentivos vinculados al incremento de plantilla sin poder justificar adecuadamente los cálculos es un riesgo innecesario, especialmente en un contexto en el que el control sobre amortizaciones aceleradas y deducciones aplicadas por pymes se ha intensificado.

Conviene asegurarse de que los datos laborales, contables y fiscales utilizados en el cálculo sean coherentes entre sí antes de presentar la declaración. Una discrepancia entre lo declarado en la Seguridad Social y lo consignado en el Impuesto sobre Sociedades puede ser el inicio de una comprobación.

Por qué conviene revisar esto antes del cierre fiscal

La mayoría de estos incentivos requieren planificación previa. Cuando se analizan con la declaración ya casi lista, el margen para actuar suele ser mínimo. Sin embargo, si se revisan con antelación, todavía puede existir margen para tomar decisiones sobre contrataciones, ampliaciones de jornada, inversiones vinculadas a incentivos o estructura de la plantilla que tengan un efecto fiscal real en el ejercicio.

Pequeños ajustes realizados a tiempo pueden marcar una diferencia significativa en la cuota final del Impuesto sobre Sociedades.

En Agustí & Asociados asesoramos a empresas en Barcelona en la planificación del Impuesto sobre Sociedades, la revisión de incentivos fiscales aplicables y el análisis de la plantilla media. Si quieres saber si tu empresa puede beneficiarse de alguno de estos incentivos antes del próximo cierre fiscal, consúltanos sin compromiso.