¿Sabías que el 30 de abril es la fecha límite para legalizar los libros contables y societarios de las sociedades mercantiles que cierran ejercicio el 31 de diciembre? Este trámite es de vital importancia para cumplir con las obligaciones legales y evitar futuras sanciones o responsabilidades. En este artículo, te explicamos con detalle en qué consiste la legalización, cuáles son los principales libros a presentar y por qué resulta imprescindible mantener al día la contabilidad de la empresa.

Importancia de la legalización de libros en el Registro Mercantil

Mantener en regla la documentación de una sociedad es un requisito que garantiza la transparencia y la correcta gestión del negocio. No legalizar los libros puede acarrear consecuencias graves, tanto para la sociedad como para sus administradores, especialmente si se demuestra que dicha omisión ha causado un perjuicio económico.

• La legalización de libros acredita la veracidad de la contabilidad.

• En caso de conflicto entre socios o con terceros, los libros legalizados sirven como prueba fehaciente ante cualquier instancia legal.

• Una contabilidad clara y actualizada favorece la confianza de inversores, entidades bancarias y potenciales socios.

Por otro lado, en caso de concurso de acreedores o de litigios, la falta de legalización puede ser utilizada como argumento para agravar la responsabilidad de los administradores. Por este motivo, si formas parte del órgano de administración de una sociedad, debes asegurarte de que todos los libros obligatorios se presenten ante el Registro Mercantil dentro de los plazos estipulados.

Libros contables obligatorios

Libro Diario

El Libro Diario debe registrar cronológicamente todas las operaciones económicas de la sociedad (ventas, compras, gastos, inversiones, etc.). Legalizarlo aporta seguridad jurídica a la empresa, pues demuestra el rigor de su contabilidad.

• Debe incluir el asiento contable con la fecha y el importe de cada operación.

• Permite realizar un seguimiento de la salud financiera del negocio.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Este libro recoge, de manera ordenada, las sumas y saldos trimestrales, así como la cuenta de explotación y el balance de situación. También se incorporan las cuentas anuales de la sociedad.

• Facilita la elaboración y posterior verificación de las cuentas.

• Asegura la coherencia y fiabilidad de la información contable.

Además de estos dos, se pueden legalizar otros libros como el mayor o los libros de IVA, si consideras necesario brindar mayor respaldo documental al negocio.

Libros societarios que debes legalizar

Libro de Actas

Es el documento donde se recogen, de forma oficial, las decisiones y acuerdos tomados en las reuniones de los órganos de gobierno de la sociedad (Junta General de Accionistas y Consejo de Administración).

• Debe estar previamente legalizado por el Registro Mercantil para su uso.

• Debe contener la fecha y lugar de la reunión, modo de convocatoria, asistentes, resumen de los asuntos tratados y el resultado de las votaciones.

• Es obligatorio incluso si existe un único socio y administrador, pues sus decisiones también deben quedar reflejadas.

El acta puede ser certificada ante notario, lo que otorga un grado de veracidad todavía mayor. Recuerda que no se consideran plenamente válidos los acuerdos alcanzados hasta que el acta es aprobada por la propia Junta o el Consejo correspondiente.

Libro Registro de Socios

Este libro es propio de las Sociedades de Responsabilidad Limitada (SL), donde el capital se reparte en participaciones sociales.

• Debe reflejar la identidad de los titulares o fundadores y de los socios.

• Recoge las transmisiones de participaciones sociales, así como su valor y los derechos que estas confieren.

• La legalización es obligatoria en el ejercicio en que se produzca un cambio de titularidad o gravamen sobre las participaciones.

Libro Registro de Acciones Nominativas

Utilizado en el caso de las Sociedades Anónimas (SA). Funciona de forma similar al registro de socios en las SL, aunque, en este caso, recoge la composición del accionariado de la empresa:

• Debe constar el número y valor de las acciones de cada accionista.

• Registra los derechos que otorgan estas acciones (voto, dividendos, etc.).

• Al igual que en las SL, solo es necesario legalizarlo en el ejercicio en que haya ocurrido alguna modificación en la titularidad de las acciones.

Plazos y procedimiento de presentación telemática

La principal fecha que debes marcar en el calendario es el 30 de abril, en caso de que el ejercicio social coincida con el año natural (cierre el 31 de diciembre). En ese plazo, deberás enviar los libros contables y societarios en soporte electrónico a través del portal habilitado por el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la sociedad.

• El envío se realiza habitualmente mediante certificado electrónico del administrador o representante legal.

• El depósito de Cuentas Anuales, por su parte, tiene como fecha límite el 30 de julio de 2025 (un mes después de la aprobación en la Junta General), si seguimos con el mismo ejemplo de cierre a 31 de diciembre.

Respetar estos plazos es fundamental para evitar sanciones y demostrar el buen gobierno corporativo de la empresa.

Conservación de los libros: un deber ineludible

La Ley General Tributaria (LGT) y el Código de Comercio exigen conservar los libros durante un periodo de seis años, contados desde el último asiento. Esto incluye cualquier correspondencia, documentación y justificantes relacionados con la actividad económica.

• Este plazo de conservación también se extiende a los casos de cese de actividad del empresario.

• En caso de disolución de la sociedad, los liquidadores se convierten en los responsables de custodiar los libros.

Consecuencias de incumplir la obligación de legalizar los libros contables y societarios

No legalizar los libros en el plazo establecido puede derivar en sanciones económicas y, en situaciones más graves, en responsabilidades personales para los administradores:

• Sanciones administrativas: Las autoridades competentes pueden imponer multas económicas cuyo importe puede variar según la gravedad de la infracción.
• Responsabilidad solidaria: En situaciones extremas, si se demuestra negligencia o perjuicio causado, los administradores podrían verse obligados a responder con su patrimonio personal ante las deudas de la sociedad.
• Calificación de concurso como culpable: En caso de insolvencia, la falta de legalización puede ser empleada para calificar el concurso como culpable, incrementando todavía más las consecuencias para quienes gestionan la compañía.

Mantener la documentación y los libros legalizados no solo previene este tipo de problemas, sino que también consolida la imagen de profesionalidad y fiabilidad de la empresa.

Recomendaciones finales para cumplir con las obligaciones legales

1. Organización y planificación: Lleva un calendario de vencimientos y trabaja con antelación en la preparación de los libros obligatorios.

2. Contabilidad al día: Disponer de la información contable actualizada te permitirá agilizar la elaboración de los libros para su legalización.

3. Asesoramiento profesional: Contar con una asesoría especializada en materia contable y fiscal puede marcar la diferencia al evitar errores formales o de plazos.

4. Digitalización: Al exigirse la presentación telemática, utiliza programas de gestión que te faciliten la elaboración y envío de la documentación.

Si tienes cualquier duda o quieres asegurarte de cumplir con todas las obligaciones a la hora de legalizar los libros contables y societarios, no dudes en contactar con nuestro despacho profesional. En Agustí & Asociados, contamos con la experiencia y los recursos necesarios para brindarte una asesoría especializada, adaptada a las necesidades de tu negocio.