Aunque el registro de jornada laboral lleva años siendo obligatorio, muchas empresas todavía cometen errores que pueden acabar en sanciones. Para resolver dudas, la Dirección General de Trabajo ha publicado recientemente una guía con criterios aclaratorios. En Agustí & Asociados te explicamos qué dice esta guía y cómo aplicarlo correctamente en tu empresa.

¿Es obligatorio el registro de la jornada laboral?

Sí. Desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar, día a día, la jornada laboral de cada trabajador por cuenta ajena. Esta obligación afecta:

• A todas las categorías profesionales.

• A jornada completa y parcial.

• A trabajos presenciales, en remoto o en movilidad.

En este punto, en caso de no cumplimiento la responsabilidad recae exclusivamente en el empleador.

¿Qué debe incluir el registro?

El sistema de registro de jornada debe reflejar la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador. No basta con apuntar el número de horas totales ni usar modelos genéricos o predefinidos.

No es obligatorio incluir pausas, pero sí recomendable, especialmente si forman parte de la jornada efectiva. Esto ayuda a justificar diferencias entre el tiempo total y el tiempo efectivamente trabajado.

¿Y si hay flexibilidad horaria?

El sistema debe aplicarse igualmente. La jornada puede variar, pero el registro sigue siendo obligatorio. Lo importante es garantizar que se cumplen los descansos legales y los límites de jornada.

¿Quiénes están exentos?

Existen algunas excepciones, pero limitadas:

• Altos directivos, según el artículo 2.1.a del Estatuto de los Trabajadores.

• Autónomos, aunque presten servicios a empresas.

• Algunos colectivos con normativa sectorial propia (ej. transporte o pesca), aunque se recomienda consultar caso a caso.

En regímenes especiales como cooperativas, hay que revisar los estatutos y la legislación específica.

¿Cómo debe ser el sistema de control horario?

No existe un modelo único obligatorio, pero sí deben cumplirse tres condiciones esenciales.

Requisitos del sistema

• Fiable: no debe permitir alteraciones.

• Objetivo: debe reflejar la jornada real.

• Accesible: el trabajador, sus representantes o la Inspección deben poder consultarlo fácilmente.

• Seguro: debe respetar la normativa de protección de datos.

¿Se puede hacer manualmente?

Sí, aunque no es lo más recomendable. Los registros de jornada manuales diarios con firma del trabajador son válidos, pero ofrecen menos garantías de trazabilidad que los sistemas digitales.

Las apps de fichaje digital, tarjetas RFID o plataformas online son válidas, siempre que:

• No puedan manipularse.

• Conserven los datos durante 4 años.

• Permitan acceso inmediato en caso de inspección.

¿Quién puede acceder a los registros de jornada?

• La Inspección de Trabajo sin restricciones.

• El trabajador también puede acceder a sus propios registros.

• Representantes legales: solo pueden ver los resúmenes colectivos, salvo pacto específico.

Los registros deben conservarse en el centro de trabajo o en un soporte digital accesible desde él.

¿Qué se considera una infracción?

Entre los errores más comunes que pueden derivar en sanciones de hasta 7.500 € por centro de trabajo, destacan:

• No registrar la jornada diariamente.

• Usar modelos estándar sin marca horaria real.

• No conservar los registros durante 4 años.

• Registrar horas sin firma diaria o sin trazabilidad.

Además, aunque no se realicen horas extra, la falta de registro se considera un incumplimiento formal.

 Casos especiales

¿Qué pasa si el trabajador se niega a fichar?

Debe ser informado de la obligatoriedad. Si persiste la negativa, puede considerarse una infracción laboral con consecuencias disciplinarias.

¿Y si no hay acuerdo con los representantes legales?

La empresa debe aplicar el sistema igualmente. La falta de consenso no exime del cumplimiento.

¿Cómo registrar el teletrabajo o trabajadores en movilidad?

Es válido el uso de apps, plataformas digitales o sistemas adaptados a su situación. Lo importante es que el control horario funcione con independencia del lugar desde el que se trabaje.

---

¿Cómo asegurarte de cumplir correctamente?

Hazte estas preguntas:

• ¿Mi sistema refleja la jornada real, día a día?

• ¿Está disponible de forma inmediata para inspección?

• ¿Es fiable, objetivo y seguro?

Si alguna respuesta es negativa, es momento de hacer una auditoría interna de tu sistema de control horario.

En Agustí & Asociados te ayudamos a adaptar tu empresa a la normativa vigente, prevenir sanciones y asegurar una correcta gestión laboral.

Registrar correctamente la jornada laboral no es una opción, sino una obligación legal con implicaciones serias. Muchas empresas, por desconocimiento o descuido, todavía utilizan sistemas inadecuados que pueden ser motivo de sanción.

La nueva guía publicada por la Dirección General de Trabajo ofrece una excelente oportunidad para revisar procedimientos y reforzar el cumplimiento.

¿Tienes dudas sobre si tu sistema es válido o necesitas ayuda para implantar uno nuevo? Contacta con nosotros y te asesoraremos personalmente.