Con el inicio de cada año, muchas empresas revisan salarios, calendarios laborales o previsiones de costes. Sin embargo, hay un aspecto que a menudo se gestiona de forma automática y que puede generar problemas importantes si se descuida: el cálculo de las retenciones del trabajo en nómina.

Uno de los documentos clave en este proceso es el modelo 145, a través del cual las personas trabajadoras comunican a la empresa su situación personal y familiar. Aunque pueda parecer un simple formulario, su correcta gestión tiene un impacto directo tanto para la empresa como para el trabajador.

Por qué es importante revisar las retenciones del trabajo al comienzo del año

Las retenciones del trabajo no son un porcentaje fijo. Dependen de las retribuciones previstas y de las circunstancias personales de cada trabajador. Por eso, cada mes de enero es un momento especialmente sensible desde el punto de vista laboral y fiscal.

Una retención mal calculada no suele generar un problema inmediato, pero sí aparece más adelante, normalmente en la declaración de la renta del trabajador o en una comprobación de la Administración. Y cuando eso ocurre, ya no siempre es fácil corregirlo sin consecuencias económicas.

Aquí es donde entra en juego el modelo 145.

Qué es el modelo 145 y para qué sirve

El modelo 145 es el documento mediante el cual el perceptor de rendimientos del trabajo comunica a su pagador (la empresa) sus datos personales y familiares relevantes a efectos del IRPF.

En él se reflejan cuestiones como la situación familiar, la existencia de descendientes o ascendientes a cargo, determinados grados de discapacidad o el pago de pensiones compensatorias, entre otros datos.

Un documento clave para calcular correctamente la nómina

La empresa no puede aplicar una retención “a ojo” ni basarse en suposiciones. El tipo de retención que se aplica en la nómina debe estar respaldado por la información comunicada por el trabajador a través del modelo 145.

Por eso, este documento no es accesorio ni opcional: es la base legal que justifica el cálculo de la retención.

El modelo 145 al inicio de la relación laboral

Cada vez que se incorpora una persona trabajadora a la empresa, debe facilitarse el modelo 145 para que pueda cumplimentarlo antes del inicio de la relación laboral o, como máximo, antes del primer pago de salario.

Este primer cálculo es especialmente relevante, ya que marca la retención desde el comienzo.

Si el trabajador no entrega el modelo 145, la normativa es clara: la empresa debe calcular la retención como si se tratara de una persona soltera, sin descendientes ni ascendientes a cargo. Es decir, aplicando la situación más desfavorable para el trabajador.

No disponer del modelo no permite a la empresa “ajustar” la retención según su criterio.

Cambios en la situación personal: el papel del mes de enero

Aunque el modelo 145 no deba presentarse de forma automática todos los años, enero es el momento idóneo para recordar a la plantilla que revise sus datos y comunique cualquier cambio relevante.

Existen circunstancias que influyen directamente en el tipo de retención y que deben comunicarse cuando se producen.

Qué cambios deben comunicarse

Entre los más habituales se encuentran:

• Nacimiento o adopción de hijos

• Reconocimiento de discapacidad

• Resoluciones judiciales que establecen pensiones compensatorias o anualidades por alimentos

• Cambios relevantes en los ingresos previstos

Cuando el cambio implique un aumento del tipo de retención y sea posible regularizarlo dentro del mismo ejercicio, la comunicación debe realizarse en un plazo máximo de diez días desde que se produce la circunstancia.

No comunicar estos cambios a tiempo no evita el ajuste: simplemente lo traslada al momento de presentar la declaración del IRPF.

Cómo deben calcularse correctamente las retenciones del trabajo

Para aplicar un tipo de retención adecuado, la empresa debe realizar una previsión razonable de los ingresos anuales del trabajador. No basta con el salario mensual.

En este cálculo deben tenerse en cuenta el salario fijo anual, las pagas extraordinarias cuando no estén prorrateadas, las retribuciones variables previsibles y, en su caso, las retribuciones en especie, valoradas conforme a la normativa fiscal.

Toda esta información debe cruzarse con los datos facilitados en el modelo 145. Aunque la empresa tenga dudas sobre la exactitud de los datos comunicados, debe calcular la retención conforme a lo declarado y conservar el documento firmado.

La importancia de conservar el modelo 145

El modelo 145 debe archivarse junto con el resto de documentación laboral del trabajador. No es un mero trámite administrativo, sino una prueba esencial en caso de revisión por parte de la Administración tributaria.

Cuando existe una comprobación, disponer del modelo correctamente cumplimentado y firmado suele marcar la diferencia entre una incidencia menor y una regularización con consecuencias económicas.

La falta de archivo puede trasladar la responsabilidad a la empresa, incluso cuando el error tiene su origen en el trabajador.

Consecuencias de una gestión incorrecta

Una gestión inadecuada del modelo 145 y de las retenciones puede tener consecuencias para ambas partes.

Para el trabajador, facilitar datos incorrectos u omitir cambios relevantes puede dar lugar a sanciones, con recargos que pueden oscilar entre el 35 % y el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.

Para la empresa, no solicitar el modelo, no conservarlo o aplicar mal las retenciones puede derivar en requerimientos, regularizaciones y responsabilidades tributarias evitables.

Lo más habitual es que estos problemas aparezcan con retraso, cuando ya no es posible corregirlos sin impacto económico.

Ventajas de una gestión ordenada

Cuando la información está actualizada y bien gestionada, el trabajador mantiene una retención coherente con su situación real y evita sorpresas en la declaración de la renta.

Para la empresa, una gestión ordenada del modelo 145 reduce incidencias con la plantilla, recalculaciones a mitad de ejercicio y riesgos ante posibles comprobaciones.

Por este motivo, resulta muy recomendable acompañar el inicio del año con una comunicación interna sencilla recordando la importancia de revisar los datos personales.

Desde Agustí & Asociados, como despacho especializado en asesoría laboral y fiscal para empresas, acompañamos a las organizaciones en la correcta gestión de estas obligaciones, evitando errores que a largo plazo suelen salir caros.