Comprender cómo tributan los gastos de kilometraje es esencial para aquellos que usan su vehículo personal por razones laborales.
En esta guía, explicamos qué son estos gastos, cuándo están exentos de tributar, cómo se calculan y cómo deben gestionarlos los empleadores. ¡Sigue leyendo!

¿Qué son los gastos de kilometraje?

Los gastos de kilometraje representan una compensación económica que el empleador paga al trabajador cuando utiliza su propio vehículo para actividades relacionadas con el trabajo. Estos gastos cubren principalmente los costes asociados al combustible, el desgaste del vehículo y otros indirectos que surgen del uso del automóvil para la empresa.

Para muchos trabajadores, esta compensación es importante ya que el uso frecuente de su vehículo puede generar gastos extra. Por ello, el kilometraje ayuda a cubrir estos gastos y ofrece una ventaja fiscal tanto para el empleador como para el empleado, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos.

¿Hasta qué importe están exentos de tributar los gastos de kilometraje?

En 2024, el importe máximo exento de tributar en concepto de gastos de kilometraje en España es de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Esta cantidad es el límite que la Agencia Tributaria establece para los desplazamientos profesionales.

Esto significa que el empleador puede reembolsar hasta 0,19 €/km sin que estos pagos se consideren como ingresos sujetos a IRPF para el trabajador. Sin embargo, cualquier cantidad que exceda ese límite deberá incluirse en la base imponible del IRPF del empleado y, por tanto, estará sujeta a impuestos.

Características de los gastos de kilometraje

Para que el empleador abone los gastos de kilometraje se deben cumplir ciertos requisitos:

• Justificación del desplazamiento: cada viaje debe estar documentado y relacionado con actividades laborales.
• Indicación del recorrido: se debe detallar la distancia recorrida y el trayecto.
• Vinculación laboral: el desplazamiento debe ser necesario para la actividad profesional.

Cómo tributar los gastos de kilometraje si me pagan más del mínimo

Cuando el empleador paga por gastos de kilometraje una cantidad superior al límite exento de 0,19€ por kilómetro, la parte que excede de ese mínimo debe incluirse en la base imponible del trabajador y, por lo tanto, está sujeta a tributación en el IRPF. 

El primer paso será separar el importe reembolsado en dos partes, teniendo en cuenta la cantidad exenta y la que estará sujeta a tributación.

La cantidad que supera el mínimo exento debe incluirse en la nómina del trabajador como rendimiento del trabajo. Este ingreso tributa en el IRPF como cualquier otro ingreso laboral. Esto implica que, al incluirse en la nómina, estará sujeto a retenciones de IRPF en función del tipo aplicable a cada trabajador.

Así, al hacer la declaración de la renta, los ingresos por kilometraje que superan el mínimo exento deberán aparecer reflejados como parte de los rendimientos del trabajo. En este caso, el trabajador deberá verificar que el importe sujeto a IRPF ha sido declarado correctamente en la nómina y retenido a lo largo del año.

¿Cómo paga el empresario los gastos de kilometraje?

El empresario o empleador puede pagar los gastos de kilometraje de varias formas, siendo lo más común la compensación mediante una transferencia o un cheque. Este reembolso suele realizarse al finalizar el mes, y muchas empresas solicitan al trabajador un parte o informe mensual que detalla los desplazamientos realizados.

En términos fiscales, los gastos de kilometraje abonados de esta manera son considerados un gasto deducible para el empleador en el Impuesto sobre Sociedades, siempre que se justifiquen adecuadamente y estén debidamente documentados.

¿Se paga kilometraje solo por el uso del vehículo propio?

Sí, el reembolso de kilometraje solo aplica cuando el trabajador utiliza su vehículo personal para realizar actividades relacionadas con su trabajo, es decir, cuando el desplazamiento laboral se realiza con un coche que pertenece al propio trabajador y no es propiedad de la empresa. Este tipo de compensación económica cubre gastos derivados del uso del vehículo en el ámbito laboral, como combustible, desgaste, seguro, mantenimiento y otros costes indirectos.

Cuando un trabajador utiliza su vehículo personal a solicitud de su empleador, se genera un gasto que debe ser compensado por la empresa. Sin embargo, si la empresa proporciona un vehículo corporativo o de empresa, el kilometraje no es aplicable en la misma medida, ya que la empresa asume los costes de uso y mantenimiento del coche.

¿Qué sucede cuando la empresa proporciona un vehículo?

Cuando la empresa facilita un vehículo al trabajador para uso laboral, existen dos posibilidades:

• Uso exclusivamente laboral: si el coche proporcionado por la empresa solo se utiliza para desplazamientos laborales, todos los gastos de este vehículo son asumidos por la misma. En este caso, el trabajador no recibe ningún pago por kilometraje, ya que no incurre en gastos adicionales relacionados con el uso del coche.
• Uso mixto (laboral y privado): si la empresa permite que el trabajador use el vehículo tanto para fines laborales como privados, el uso privado del coche se considera una retribución en especie, lo cual sí tributa en el IRPF del trabajador. Esto implica que se valorará el uso personal del vehículo, y la cantidad correspondiente se sumará a la base imponible como renta en especie. Sin embargo, el trabajador no recibirá un reembolso de kilometraje en estos casos, ya que se asume que la empresa está cubriendo todos los gastos del vehículo.

Consejos para gestionar los gastos de kilometraje

La gestión de los gastos de kilometraje puede ser un desafío, tanto para empresas como para trabajadores. Estos son nuestros consejos para solventarlo de la mejor forma:

• Mantén un registro completo: asegúrate de llevar un control preciso de cada desplazamiento, anotando fecha, destino y motivo.
• Utiliza herramientas de registro de kilometraje: existen aplicaciones móviles y sistemas de gestión de gastos que pueden facilitar la documentación.
• Consulta con un asesor fiscal: para evitar errores en la tributación de estos gastos, es aconsejable contar con el respaldo de un profesional. Y en este aspecto, en Agustí & Asociados podemos asesorarte de manera personalizada.

El pago de los gastos de kilometraje es una compensación útil que, si se gestiona adecuadamente, puede resultar beneficiosa tanto para el empleador como para el trabajador. Comprender los límites y requisitos de la exención es clave para evitar problemas fiscales.