El nuevo sistema VeriFactu ha despertado un gran interés —y también mucha confusión— entre autónomos y empresas. Desde la publicación del Real Decreto 1007/2023, que regula los sistemas informáticos de facturación, han surgido dudas sobre su aplicación práctica: ¿es obligatorio para todos? ¿Qué ocurre si sigo emitiendo facturas a mano o con Excel?

La Dirección General de Tributos (DGT) acaba de publicar la consulta vinculante V0058-25 (3 de febrero de 2025), en la que aclara de forma concreta cómo deben aplicarse estas obligaciones y qué se considera o no un sistema informático a efectos de la normativa.
A continuación, te explicamos sus principales conclusiones y cómo te afectan.

Qué es el sistema Verifactu y a quién se aplica

El modelo VeriFactu es la nueva apuesta de la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de las facturas emitidas por empresarios y profesionales. Su objetivo es prevenir el fraude y asegurar que todas las operaciones queden correctamente registradas.

Según la DGT, están sujetos a las obligaciones del reglamento todos los empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos o electrónicos para generar o gestionar sus facturas. Esto incluye a:

• Autónomos y sociedades mercantiles que emiten facturas con software o programas informáticos.

• Empresas que utilizan procesadores de texto o hojas de cálculo (como Word o Excel) para elaborar facturas.

En cambio, quienes emiten facturas manuales o mecanografiadas, sin intervención de sistemas electrónicos, no estarán obligados a adaptarse al nuevo sistema.

¿Qué se considera “sistema informático” a efectos del reglamento?

La consulta vinculante aclara un punto crucial: usar Excel o Word puede considerarse un sistema informático de facturación, aunque parezca un método manual.
Esto significa que incluso si una empresa no utiliza un software de facturación especializado, podría estar sujeta a las exigencias del Real Decreto 1007/2023 si genera facturas mediante herramientas digitales.

Las empresas disponen de plazo hasta finales de 2025 para revisar y adaptar sus sistemas. Conviene hacerlo cuanto antes para evitar sanciones o complicaciones posteriores.

Acceso de la Agencia Tributaria a los registros de facturación

Otra de las grandes dudas era si Hacienda podría acceder directamente a los registros de facturación en los sistemas de las empresas.
La respuesta es afirmativa, pero con condiciones:

• Solo podrá hacerlo en los sistemas sujetos al reglamento.

• El acceso deberá realizarse con las garantías de la Ley General Tributaria.

• La información fiscal deberá estar separada de los datos confidenciales no tributarios, para proteger la privacidad empresarial.

En la práctica, esto implica que los programas de facturación deberán permitir que la AEAT pueda verificar los registros sin vulnerar datos personales o estratégicos. Si tu empresa ya utiliza un software adaptado al modelo Verifactu, ese acceso queda automatizado y seguro, sin necesidad de actuaciones adicionales.

Diferencias entre los sistemas VeriFactu y otros programas

No todos los sistemas informáticos son iguales. El reglamento distingue entre sistemas VeriFactu (los que envían los registros directamente a Hacienda) y sistemas que no realizan ese envío automático.

 Sistemas VeriFactu

• Transmiten los registros de facturación de forma continua y automática a la Agencia Tributaria.

• Generan una huella digital o hash, que garantiza la autenticidad e integridad de cada registro.

• No requieren firma electrónica individual en cada factura.

Otros sistemas

• No envían los datos automáticamente a la AEAT.

• Deben firmar electrónicamente los registros de facturación para acreditar su validez.

• El cumplimiento se verifica a posteriori, en caso de inspección o requerimiento.

En resumen, quienes adopten el nuevo sistema se beneficiarán de una gestión más ágil y segura, además de una mayor tranquilidad frente a posibles comprobaciones.

Las sanciones por incumplimiento: artículo 201 bis de la Ley General Tributaria

El nuevo marco normativo no es solo una recomendación: su incumplimiento puede acarrear sanciones importantes. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria califica como infracción grave:

• Usar o comercializar sistemas informáticos que permitan alterar registros o manipular facturas.

• Llevar contabilidades paralelas.

• No garantizar la integridad y trazabilidad de los datos.

Las multas pueden afectar tanto a los fabricantes de software como a los usuarios que empleen sistemas no conformes. Por eso, es fundamental asegurarse de que el programa de facturación utilizado cumple con todos los requisitos técnicos y legales del Reglamento.

Qué deben hacer autónomos y pymes antes de que finalice 2025

El año 2025 será clave para la implantación definitiva del sistema VeriFactu. Desde Agustí & Asociados, recomendamos a autónomos y empresas seguir estos pasos:

• Revisar cómo se emiten actualmente las facturas: si se usan hojas de cálculo o programas de texto, es necesario comprobar si deben considerarse sistemas informáticos.
• Consultar con su asesoría o proveedor de software si el programa cumple con el reglamento.
• Actualizar los sistemas para adaptarse al modelo VeriFactu o, en su defecto, implantar uno nuevo certificado.
• Conservar los registros de facturación de forma segura y accesible ante cualquier inspección.
• Formar al personal administrativo y contable sobre las nuevas obligaciones de trazabilidad y firma electrónica.

Una transición planificada permitirá cumplir con la normativa sin interrupciones en la actividad ni riesgos sancionadores.

El papel del asesor en la implantación del sistema Verifactu

La correcta implementación del nuevo sistema requiere asesoramiento profesional especializado. En Agustí & Asociados, ayudamos a nuestros clientes a:

• Analizar si su modelo de facturación entra dentro del marco VeriFactu.

• Adaptar sus sistemas informáticos a las exigencias del Real Decreto 1007/2023.

• Implementar medidas de protección de datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Evitar sanciones mediante protocolos de cumplimiento tributario (Tax Compliance).

Un asesoramiento preventivo es la mejor garantía para que la adaptación al nuevo sistema sea segura, eficiente y libre de errores.

El sistema VeriFactu marcará un antes y un después en la facturación electrónica en España. Aunque su objetivo principal es reforzar el control tributario, también representa una oportunidad para modernizar los procesos contables y ganar transparencia. La reciente aclaración de Hacienda deja claro que incluso métodos aparentemente “manuales”, como Excel o Word, pueden implicar obligaciones dentro de este nuevo marco.

Revisar y adaptar los sistemas de facturación antes de finales de 2025 no solo es recomendable: es imprescindible para evitar sanciones y garantizar la conformidad legal.