La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), junto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ha cambiado la forma en la que las empresas deben manejar la información personal de sus clientes, empleados y proveedores. El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones importantes, pero, además, puede afectar la reputación de una empresa y generar desconfianza en su público.

En este post, veremos cómo la LOPDGDD impacta en el día a día de las empresas, los aspectos más relevantes a tener en cuenta y las mejores prácticas para cumplir con la normativa.

¿Qué es la Ley de Protección de Datos?

La Ley de Protección de Datos, junto con el RGPD, es un conjunto de normativas que regulan el tratamiento de los datos personales, tanto de clientes como de empleados y proveedores. Su objetivo principal es garantizar que la información personal sea tratada de manera lícita, transparente y segura, dando a las personas mayor control sobre sus datos.

¿Qué es el RGPD? 

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una legislación europea que busca proteger los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea. Esta normativa es aplicable a todas las empresas que manejan información personal, independientemente de su tamaño o sector.

Impacto en el día a día de las empresas

La LOPDGDD afecta diversas áreas operativas de una empresa, desde la forma en que se recopilan los datos hasta cómo se almacenan y procesan. Su cumplimiento es esencial no solo para evitar sanciones, sino también para generar confianza entre los clientes y empleados. A continuación, repasamos las principales áreas donde esta ley impacta en el día a día de las empresas.

Recopilación de datos personales 

Cada vez que una empresa recopila información de clientes, empleados o proveedores, debe asegurarse de que el proceso sea transparente y de que la persona afectada tenga conocimiento de cómo se utilizarán sus datos. Esto significa que:

• Debe haber un consentimiento informado. El cliente o empleado debe dar su consentimiento explícito para que sus datos sean utilizados.
• Finalidad específica. Los datos solo pueden ser utilizados para el propósito para el que fueron recopilados.

Las empresas deben tener un formulario de consentimiento claro, informando a la persona sobre la finalidad del uso de sus datos y su derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento.

Almacenamiento de los datos 

El almacenamiento de datos también está fuertemente regulado por la LOPDGDD. Los datos personales deben ser almacenados de forma segura, evitando accesos no autorizados o filtraciones. Para ello, es fundamental que las empresas:

• Implementen medidas de seguridad adecuadas, como la encriptación de datos y sistemas de control de acceso.
• Limiten el acceso a la información personal solo a aquellos empleados que realmente necesiten manejarla.
• Eliminar los datos cuando ya no sean necesarios. La normativa establece que los datos no deben ser almacenados por más tiempo del necesario.

Tratamiento y uso de los datos 

Una vez recopilados y almacenados, los datos personales solo pueden ser utilizados para los fines específicos para los que se obtuvieron. Esto incluye la gestión de nóminas, contratos laborales, facturación, o cualquier otro propósito para el que el cliente o empleado haya dado su consentimiento.

Las empresas deben ser especialmente cuidadosas a la hora de compartir datos con terceros, como proveedores o socios. En estos casos, es necesario contar con acuerdos de confidencialidad y asegurar que los terceros cumplen también con la normativa de protección de datos.

Derechos de las personas en la protección de datos

La LOPDGDD y el RGPD otorgan a las personas una serie de derechos sobre sus datos personales, que las empresas deben respetar. Estos derechos son:

• Derecho de acceso: los individuos tienen derecho a saber qué datos personales se están procesando y cómo se están utilizando.
• Derecho de rectificación: las personas pueden solicitar la corrección de datos incorrectos o incompletos.
• Derecho de supresión («derecho al olvido»): los individuos pueden pedir que sus datos sean eliminados cuando ya no sean necesarios o cuando hayan retirado su consentimiento.
• Derecho a la limitación del tratamiento: permite a las personas limitar el uso de sus datos en ciertos casos.
• Derecho a la portabilidad de los datos: las personas pueden solicitar la transferencia de sus datos a otra entidad.
• Derecho de oposición: los individuos pueden oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias, como en el caso de marketing directo.

Es importante que las empresas establezcan procedimientos claros para responder a estas solicitudes de manera oportuna y adecuada.

Consecuencias del incumplimiento

El incumplimiento de la Ley de Protección de Datos puede acarrear consecuencias graves para las empresas. Las sanciones económicas varían en función de la gravedad de la infracción, y pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global de la empresa, lo que sea mayor.

Pero las consecuencias no solo son económicas. Las filtraciones de datos o el mal uso de información personal pueden dañar severamente la reputación de la empresa y afectar la confianza de los clientes y empleados.

Sanciones más comunes 

• Falta de consentimiento válido. No contar con un consentimiento claro y explícito de los usuarios para el uso de sus datos puede resultar en una sanción.
• Filtraciones de datos. Las fugas de información personal debido a falta de medidas de seguridad adecuadas son una de las causas más comunes de sanción.
• No atender a los derechos de los usuarios. Si una empresa no responde a una solicitud de acceso o eliminación de datos en el plazo estipulado, puede ser sancionada.

Buenas prácticas para cumplir con la LOPDGDD

Para evitar sanciones y mejorar la confianza de los clientes y empleados, es fundamental implementar una serie de buenas prácticas en el manejo de los datos personales:

• Revisar y actualizar políticas de privacidad. Las empresas deben asegurarse de que sus políticas de privacidad estén actualizadas y se ajusten a las normativas actuales.
• Capacitar a los empleados. Todos los empleados que manejen datos personales deben recibir formación sobre cómo tratarlos de manera adecuada.
• Implementar medidas de seguridad. Las empresas deben invertir en medidas tecnológicas que protejan la información personal de accesos no autorizados o filtraciones.
• Realizar auditorías periódicas. Es recomendable realizar auditorías internas de manera periódica para asegurarse de que se cumplen todos los requisitos de la LOPDGDD y el RGPD.

 

La Ley de Protección de Datos afecta a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. El cumplimiento de la LOPDGDD y el RGPD es crucial para evitar sanciones y, sobre todo, para generar confianza en los clientes y empleados. Implementar buenas prácticas en el tratamiento de datos no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la reputación de la empresa y fortalecer su imagen.

En Agustí & Asociados, ofrecemos asesoramiento integral para garantizar que tu empresa cumpla con la normativa de protección de datos. Si tienes dudas sobre cómo implementar la LOPDGDD en tu día a día, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.